Digitalizzazione e dematerializzazione dei processi: Semplific@uto

Nel delicato processo di dematerializzazione e digitalizzazione, fortemente voluto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, ACI Informatica ha giocato un ruolo chiave nella concretizzazione del progetto portato avanti da ACI per semplificare i servizi erogati dal PRA.

In particolare con Semplific@uto, le attività necessarie allo svolgimento di una pratica automobilistica sono oggi gestite in modalità totalmente dematerializzata.

I vantaggi per tutti gli operatori del sistema, cittadini, operatori professionali, Stato, Enti locali, Unità Territoriali del PRA, si traducono in maggiori livelli di sicurezza, procedure semplificate, risparmio di tempo e riduzione dei costi gestionali.

La nascita del Certificato di proprietà digitale

Il 5 ottobre 2015 è stato emesso il primo CdP digitale, cioè sottoscritto digitalmente, che sostituisce del tutto il certificato cartaceo ed è custodito nei Sistemi informativi ACI. 

Il Certificato di proprietà non viene più stampato e consegnato al cittadino pertanto e non può più essere smarrito, sottratto o contraffatto.

Questa innovazione ha comportato l’introduzione di procedure informatiche riservate agli operatori del settore per consentire la gestione del documento in versione digitale.

Il ruolo di ACI Informatica è stato quello di sviluppare e avviare i nuovi applicativi e anche di supportare gli operatori nella fruizione dei nuovi strumenti, pur mantenendo attive le procedure di gestione anche dei vecchi CdP cartacei, emessi prima del 5 ottobre.

In particolare la nuova Gestione degli atti Digitali (attraverso lo sviluppo di un applicativo specifico chiamato GAD) nella prima fase ha consentito di:

  • lavorare una formalità relativa ad un veicolo già dotato di CdP digitale;
  • verificare in tempo reale l’autenticità di un CdP;
  • verificare la tipologia del formato del CdP di cui il veicolo è dotato (digitale o cartaceo fino a che non coesisteranno le due modalità per i CdP emessi prima del 5 ottobre), previo inserimento della relativa targa e classe di appartenenza.  

Per garantire a tutti gli operatori di usufruire dei nuovi servizi di gestione degli atti digitali ACI Informatica espone dei web-services per i soggetti abilitati e le software house.

Parallelamente ACI Informatica ha sviluppato una serie di prodotti software mirati a fornire  nuove funzionalità e servizi ai singoli cittadini, attraverso il sito istituzionale ACI:

  • verifica dell'autenticità del Certificato di Proprietà Digitale, attraverso l’identificativo univoco del CdP (o dell’attestazione di consegna ad esso correlata) o la scansione del relativo  QRCODE (mediante smartphone o altro dispositivo idoneo);
  • verifica del formato del Certificato di Proprietà di un veicolo.

ACI Informatica ha realizzato i software di base di Semplific@uto ed espone i servizi web, sviluppati con logiche granulari, per consentire a tutte le Software House di «agganciare» e personalizzare i propri gestionali al sistema centrale.

Ogni pacchetto gestionale, fornito dai vari fornitori di SW agli operatori, è completamente svincolato dai sistemi ACI e può essere semplificato migliorando il processo a beneficio dell’operatività del PdS.

Il sistema operativo di Semplific@uto è stato infatti pensato e sviluppato per consentirne al massimo la diffusione, secondo logiche di interconnessione trasparente.

Inoltre a supporto degli operatori coinvolti  ACI Informatica ha realizzato una piattaforma di autoapprendimento che contiene sessioni che illustrano tutti gli aspetti tecnici e di dettaglio delle nuove modalità operative: www.operatori.semplificauto.it 

La dematerializzazione di tutti i processi di dialogo

Sparisce la carta nel processo di dialogo tra operatori professionali e le Unità Territoriali del PRA e scaturisce un nuovo e più moderno modo di lavorare sia dei Punti di Servizio (Agenzie, Delegazioni ACI, poli telematici, software house) che degli operatori delle Unità Territoriali.

In questa fase ACI Informatica si è occupata di realizzare le nuove procedure software e di aggiornare le applicazioni già esistenti. 

La grande mole di applicazioni e i servizi cruciali impattati dalle nuove procedure hanno reso l’ambito di intervento molto delicato.

Si è intervenuti sui prodotti che consentono:

  • la dematerializzazione e l’invio telematico alle Unità Territoriali del PRA dei documenti necessari all’espletamento di una pratica, attraverso sottoscrizione del fascicolo digitale con firma digitale;
  • la Convalida Digitale: una nuova versione della funzionalità con cui gli operatori delle Unità Territoriali PRA determinano l’esito di ciascuna pratica, basata sulla disamina di documenti elettronici (fascicoli digitali) anziché cartacei;
  • la Conservazione Elettronica a Norma: tutti i fascicoli digitali vengono elaborati da una serie di procedure informatiche di controllo e di recovery, che ne garantiscono la conservazione a norma nel rispetto dei dettami del CAD e delle successive direttive in tema di trattamento di documentazione digitale. 

La digitalizzazione totale dei processi di costituzione e gestione delle pratiche automobilistiche

4 Luglio 2016: questa data rappresenta l’avvio di una nuova era e coincide con il rilascio dei nuovi prodotti software che consentono di rendere il processo di creazione e gestione degli atti completamente digitale. Viene azzerata la quantità di documenti cartacei che devono essere trasmessi al PRA da parte dei Punti di Servizio.

La creazione di Atti nativi digitali è stata resa possibile anche grazie all’autorizzazione per l’assolvimento in modalità virtuale della marca da bollo (circolare dell’Agenzia delle Entrate n.33/E del 9 Ottobre 2015).

Per la gestione digitale degli atti è stata realizzata una nuova versione del prodotto GAD, che consente la creazione e la sottoscrizione di un atto digitale, sia da parte del cittadino (attraverso tavoletta grafica), che del Punto di Servizio (attraverso firma digitale).

Questa terza fase ha rilasciato nuove funzionalità anche per il cittadino che può consultare il suo nuovo Atto online, attraverso l’identificativo univoco del CdP (o l’attestazione di consegna ad esso correlata) o la scansione del relativo QRCODE (mediante smartphone o altro dispositivo idoneo).

I benefici del nuovo processo digitale del PRA sono:

Per gli Operatori Professionali STA:

  • ampliamento dell’offerta agli utenti;
  • semplificazione del dialogo con le Unità Territoriali del PRA;
  • semplificazione degli adempimenti e riduzione della frequenza di consegna dei documenti da sottoporre a verifica di conformità da parte del PRA;
  • accesso telematico alla documentazione trasmessa per i 10 anni successivi all’esecuzione della formalità;
  • eliminazione dell'archivio cartaceo con conservazione sostitutiva a norma dei fascicoli completi.

Per le Unità Territoriali del PRA:

  • eliminazione della gestione dei documenti e degli Archivi cartacei;
  • aumento dell'efficienza dei processi dell'evoluzione del modello organizzativo.

Per gli utenti:

  • disponibilità sempre e ovunque del CdP, anche in mobilità;
  • eliminazione del rischio di smarrimento, furto e deterioramento del Certificato;
  • eliminazione degli adempimenti associati (denuncia alle Autorità di Polizia);
  • sicurezza, autenticità, tempestività delle informazioni sullo stato giuridico del veicolo.