Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di trasporto di documenti informatici che presenta forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale, con in più la possibilità di ottenere un riscontro certo, con valenza legale, dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario.
In altre parole, fornisce al processo di trasmissione elettronica valore equivalente a quello della notifica a mezzo posta raccomandata in tutti casi previsti dalla legge.

Le recenti disposizioni di legge sempre di piu’ dispongono nei confronti delle Amministrazioni Pubbliche l’utilizzo di tale mezzo trasmissivo quale strumento principe per la comunicazione da/verso il cittadino e da verso  le altre Amministrazioni.

Da Dicembre 2009 infatti, ACI  Informatica risulta iscritta nell’ "Elenco pubblico dei Gestori" (secondo quanto previsto dall'art. 14 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68) quale gestore PEC accreditato.

Il Manuale Operativo della Posta Elettronica Certificata per ACI Informatica descrive i processi ed i metodi utilizzati dal gestore per la fornitura del servizio di Posta Elettronica Certificata.

Normativa

  • DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa);
  • DPR 11 febbraio 2005 n. 68 (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) disciplina le modalità di utilizzo della PEC non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini;
  • Decreto Ministeriale 2 novembre 2005 contenente le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della Posta Elettronica Certificata", pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266, che specifica tutti i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate dai Gestori accreditati per erogare il servizio;

La Normativa Primaria - art 15, comma 2, della legge 59/97:

“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge…”

L. 3/2003 art 27 - collegato alla finanziaria 2003

(Disposizioni in materia di innovazione tecnologica nella pubblica amministrazione)

  • Il Ministro per l’innovazione e le tecnologie assicura il raccordo con il Ministro per la funzione pubblica relativamente alle innovazioni che riguardano l’ordinamento organizzativo e funzionale delle pubbliche amministrazioni.
  • Entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge sono emanati uno o più regolamenti, ai sensi dell’articolo 117, sesto comma, della Costituzione e dell’articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, per introdurre nella disciplina vigente le norme necessarie ai fini del conseguimento dei seguenti obiettivi, tra cui:
    • estensione dell’uso della posta elettronica nell’ambito delle pubbliche amministrazioni e dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati;

Codice dell'Amministrazione Digitale - D.L. del 7 marzo 2005, n. 82

  • Le pubbliche amministrazioni utilizzano la Posta Elettronica Certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.
  • Le pubbliche amministrazioni devono istituire almeno una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata.
  • La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata.

Come funziona

La trasmissione di un messaggio viene considerata posta certificata solo se mittente e destinatario dispongono entrambi di una casella di Posta Elettronica Certificata.

Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna.

Certificazione dell'invio

A seguito dell'invio (1) di un messaggio da una casella di posta certificata il sistema PEC effettuerà una serie di controlli finalizzati a verificare la correttezza formale del messaggio e l'assenza di virus. 
Nel caso i controlli evidenziassero delle criticità il messaggio non verrebbe inoltrato verso il destinatario ed il mittente riceverebbe una ricevuta, firmata elettronicamente dal proprio gestore, contenente l'informazione che l'invio non ha avuto luogo e le relative motivazioni. Qualora i controlli non rilevassero criticità di nessun genere viene generata la ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.

Integrità del messaggio

Il sistema PEC del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal gestore mittente, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione) ed inviata (2) allo stesso tramite un protocollo sicuro.

Certificazione della consegna

Un messaggio di posta certificata viene preso in carico dal gestore destinatario (3) e consegnato nella casella del destinatario insieme alla sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna (4)(5). Anche in questo caso si tratta di un messaggio email, firmato dal gestore stesso che attesta:

  • la consegna;
  • data e ora di consegna;
  • contenuto consegnato (in caso di ricevuta completa).

La posta certificata quindi fornisce al mittente una prova, firmata dal gestore del destinatario del messaggio, della consegna con data e ora di recapito. Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo

Modalità di accesso

Il sistema PEC di ACI Informatica consente di accedere alle caselle di posta elettronica certificata nelle seguenti due modalità:

  • attraverso il proprio browser, in maniera sicura (https), tramite il servizio Webmail. In questa modalità non occorre effettuare alcun tipo di configurazione: basterà collegarsi al sito e digitare le credenziali di accesso della propria casella di posta certificata;
  • attraverso un qualsiasi client di posta, appositamente configurato, utilizzando i protocolli sicuri abilitati per l’invio e la ricezione delle mail certificate. Nel manuale di configurazione sono riportati alcuni esempi di configurazione dei più diffusi client di posta.

I parametri di configurazione per i client di posta sono:

Server posta in arrivo:   mailcert.informatica.aci.it

  • Protocollo POP3:

il server richiede una connessione crittografata (ssl) porta 995

  • Protocollo IMAP:

il server richiede una connessione crittografata (ssl) porta 993

Server posta in uscita:   mailcert.informatica.aci.it

  • Protocollo SMTP:

il server richiede una connessione crittografata (ssl) porta 465

Attivare la funzione:Server della posta in uscita - Autenticazione del server necessaria

Suggerimenti sull'utilizzo

Alcuni suggerimenti utili per un utilizzo ottimale della Posta Elettronica Certificata:

  • utilizza la casella di PEC per comunicazione ufficiali e non per la corrispondenza usuale;
  • controlla periodicamente l'occupazione della tua casella ed archivia i messaggi più vecchi, eviti così che le mail vengano respinte per casella piena;
  • proteggi il tuo computer da accessi esterni o da virus e malware, utilizzando specifici firewall e software antivirus;
  • controlla frequentemente la casella, i messaggi certificati si intendono ricevute non appena consegnate nella mailbox del destinatario;
  • ricorda che le credenziali di accesso sono informazioni riservate, adotta tutti gli accorgimenti necessari per mantenerne la loro segretezza;
  • modifica frequentemente la password, soprattutto prima di effettuare il primo accesso al servizio;
  • scegli la tua password in modo che non sia facilmente riconducibile a te (nome di battesimo tuo o dei tuoi familiari, date di nascita, ecc.) e che rispetti i requisiti minimi di sicurezza (lunghezza minima di 8 caratteri, caratteri alfanumerici maiuscoli e minuscoli, ecc.).


Per maggiori informazioni sul funzionamento e sull’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata si consiglia la lettura del relativo Manuale Operativo.

Modulistica

Scarica il modulo per la richiesta dei log dei messaggi.