Tra le tante iniziative di ACI volte ad ottemperare alle prescrizioni del Codice per l’Amministrazione Digitale (CAD), vi è quella di digitalizzare tutti i processi di gestione dei rapporti contrattuali con gli Automobile Club Provinciali e le Delegazioni.
ACI Informatica ha così messo a punto nuovi processi organizzativi e nuove applicazioni software che hanno portato circa 1.300 punti di servizio ACI (AC e Delegazioni) a sottoscrivere digitalmente i contratti in materia di tasse automobilistiche.
Dal mese di aprile 2017 il nuovo processo sarà utilizzato anche per digitalizzare i contratti Integra che regolano i servizi, per esempio di connettività, erogati da ACI verso gli Automobile Club Provinciali e le Delegazioni.
Quali sono i vantaggi di questo cambiamento?
I nuovi processi di gestione dei contratti consentono di semplificare la compilazione dei contratti da parte degli utenti: ciascun Automobile Club e Delegazione ACI, accedendo all’applicazione software dalla propria sede, potrà disporre di documenti già precompilati con i propri dati, così come risultano noti all’interno del sistema informativo (ad es. denominazione/ragione sociale, rappresentante legale, Indirizzo, codice IBAN, etc…).
L’applicazione visualizza la lista dei documenti necessari per perfezionare il contratto, guidando l’utente nel caricamento e limitando il margine di errore.
Tutti i documenti sono firmati esclusivamente in modalità digitale e l’applicazione effettua un controllo tra chi appone la firma digitale e il nominativo del rappresentante legale presente in archivio: questo consente di rendere tutta l’operazione più sicura, fornendo una situazione già pre-controllata all’Unità Territoriale (PRA) coinvolto nella successiva fase di verifica dei Contratti.
Eventuali documenti mancanti, riscontrati nella fase di verifica, potranno essere inseriti successivamente dagli utenti, sempre accedendo all’applicazione software dalla propria sede.
L’invio dei documenti firmati digitalmente è effettuato in tempo reale utilizzando l’applicazione software: la trasmissione digitale consente di velocizzare il processo, eliminando i costi ed i tempi necessari per la consegna fisica della documentazione cartacea alla struttura di riferimento (per le tasse: il Delegato consegnava all’AC e l’AC consegnava all’Unità Territoriale (PRA), per Integra il Delegato inviava il contratto tramite PEC alle Direzioni Centrali ACI).
La costituzione di un archivio dei contratti digitali offrirà un ulteriore beneficio per ogni Automobile Club e Delegazione, che potranno consultare in qualunque momento il proprio contratto e recuperare eventuale documentazione digitale (es. polizza fideiussoria). L’evoluzione futura prevede la possibilità per gli Automobile Club di consultare tutti i contratti delle Delegazioni di propria pertinenza.
La disponibilità dei dati in formato digitale consentirà di automatizzare la fase di caricamento dei contratti nel protocollo informatico di ACI: in questo modo si riducono notevolmente i tempi necessari per l’acquisizione dei documenti e l’archiviazione da parte delle strutture ACI di riferimento, minimizzando ulteriormente i margini di possibili errori.
Sempre grazie alla costituzione di un archivio dei contratti digitali, è stato possibile automatizzare la fase di caricamento dei Contratti nel sistema software di riferimento, riducendo sensibilmente i tempi di lavorazione dell’Unità Territoriale (PRA) per la verifica dei Contratti.
Il nuovo processo organizzativo consente inoltre alle strutture di ACI Informatica di monitorare puntualmente lo stato di caricamento e lavorazione dei contratti, attivando azioni di supporto e sollecito mirate, sia nella fase di avviamento del rinnovo contrattuale, sia nel corso delle lavorazioni.
Un altro importante passo nei processi di digitalizzazione del Paese.
L’Italia cambia, ACI fa la sua parte.